ขั้นตอนการขอ e-Tax Invoice & e-Receipt คู่มือเข้าใจง่ายสำหรับผู้ประกอบการยุคดิจิทัล

การทำธุรกิจในปัจจุบันไม่ได้วัดกันแค่ยอดขายหรือการตลาดเพียงอย่างเดียว ระบบเอกสารทางบัญชีและภาษีถือเป็นรากฐานสำคัญที่ช่วยให้กิจการดำเนินไปได้อย่างมั่นคง โดยเฉพาะเรื่องการออกและส่งใบกำกับภาษีให้ถูกต้องตามกฎหมาย ภายใต้แนวทางของกรมสรรพากร การใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt จึงกลายเป็นมาตรฐานใหม่ที่ผู้ประกอบการควรทำความเข้าใจอย่างจริงจัง

บทความนี้ Fahthong Accounting ตั้งใจเรียบเรียงขึ้นเพื่ออธิบายขั้นตอนการขอ e-Tax Invoice & e-Receipt ตั้งแต่จุดเริ่มต้น เหมาะสำหรับผู้ประกอบการทุกระดับ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ร้านค้าออนไลน์ บริษัทบริการ หรือกิจการที่กำลังวางระบบบัญชีให้เป็นดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ

e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร และทำไมธุรกิจยุคใหม่ควรใช้

e-Tax Invoice & e-Receipt คือเอกสารภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกในรูปแบบดิจิทัล แทนการใช้เอกสารกระดาษแบบเดิม โดยเอกสารดังกล่าวต้องอยู่ในรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ และมีการยืนยันความถูกต้องของเอกสารอย่างเป็นทางการ

เหตุผลที่หลายธุรกิจเริ่มเปลี่ยนมาใช้ e-Tax ไม่ได้มีแค่เรื่องกฎหมายเท่านั้น แต่ยังช่วยลดต้นทุน เพิ่มความรวดเร็ว และทำให้การจัดการบัญชีเป็นระบบมากขึ้น ผู้ประกอบการไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารสูญหาย ลูกค้าก็สามารถนำเอกสารไปใช้เป็นหลักฐานภาษีได้ทันที

ตรวจสอบความพร้อมก่อนเริ่มขอ e-Tax Invoice

ก่อนจะเข้าสู่ขั้นตอนการขอ e-Tax Invoice ผู้ประกอบการควรตรวจสอบความพร้อมของกิจการก่อนเป็นอันดับแรก กิจการต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเรียบร้อย มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรที่ถูกต้อง และมีระบบบัญชีหรือระบบออกเอกสารที่สามารถรองรับรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้

ตรวจสอบสถานะทางภาษีของกิจการ

ก่อนอื่น ผู้ประกอบการต้องตรวจสอบว่ากิจการได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเรียบร้อยแล้วหรือไม่ เนื่องจาก e-Tax Invoice ใช้สำหรับกิจการที่อยู่ในระบบ VAT เท่านั้น หากยังไม่จดทะเบียน VAT จะยังไม่สามารถออก e-Tax Invoice ได้อย่างถูกต้อง

ตรวจสอบข้อมูลพื้นฐานของกิจการให้ถูกต้อง

ข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อกิจการ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่สถานประกอบการ และสาขา ต้องตรงกับข้อมูลที่แจ้งไว้กับกรมสรรพากร หากข้อมูลไม่ตรงกัน อาจทำให้การลงทะเบียนล่าช้าหรือเอกสารถูกปฏิเสธ

ประเมินความพร้อมของระบบบัญชี

ผู้ประกอบการควรพิจารณาว่าปัจจุบันใช้ระบบบัญชีรูปแบบใด เป็นการทำบัญชีด้วยโปรแกรม ระบบ ERP หรือใช้บริการสำนักงานบัญชี หากระบบเดิมไม่รองรับ e-Tax อาจต้องปรับเปลี่ยนหรือเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการ e-Tax ที่ได้รับการรับรอง

เตรียมทีมงานและกระบวนการทำงาน

แม้ระบบจะเป็นดิจิทัล แต่บุคลากรยังคงมีบทบาทสำคัญ ควรมีผู้รับผิดชอบด้านเอกสารภาษีอย่างชัดเจน เข้าใจขั้นตอนการออกเอกสาร การตรวจสอบ และการจัดเก็บ เพื่อให้การทำงานเป็นระบบและต่อเนื่อง

ในกรณีที่กิจการยังใช้การออกเอกสารด้วยมือหรือใช้ไฟล์เอกสารทั่วไป Fahthong Accounting แนะนำให้เริ่มจากการปรับระบบบัญชีให้เป็นดิจิทัล เพื่อให้การใช้งาน e-Tax เป็นไปอย่างราบรื่นในระยะยาว

เลือกช่องทางและระบบสำหรับการออก e-Tax Invoice

ปัจจุบันผู้ประกอบการมีตัวเลือกหลายทางในการใช้งาน e-Tax Invoice บางกิจการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่มีระบบ e-Tax ในตัว บางแห่งเลือกใช้ผู้ให้บริการ e-Tax โดยเฉพาะ หรือในกรณีขององค์กรขนาดใหญ่ อาจพัฒนาระบบภายในขึ้นมาเอง

สิ่งสำคัญคือระบบที่เลือกต้องสามารถออกเอกสารได้ตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด และมีความเสถียรในการจัดเก็บข้อมูล Fahthong Accounting มักแนะนำให้เลือกโซลูชันที่เหมาะกับขนาดธุรกิจ ไม่ซับซ้อนเกินความจำเป็น และสามารถขยายต่อได้ในอนาคต

ขั้นตอนการลงทะเบียนขอใช้งาน e-Tax Invoice

เมื่อระบบพร้อมแล้ว ผู้ประกอบการต้องลงทะเบียนขอใช้งาน e-Tax Invoice & e-Receipt กับกรมสรรพากร ผ่านช่องทางที่กำหนด โดยต้องกรอกข้อมูลของกิจการ ผู้มีอำนาจลงนาม และรายละเอียดการติดต่อให้ครบถ้วน

หลังจากได้รับการอนุมัติ กิจการจะสามารถออกเอกสาร e-Tax ได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย นับเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญของการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบบัญชีดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ

การยืนยันเอกสารด้วยลายมือชื่อดิจิทัลหรือ Time Stamp

เอกสาร e-Tax Invoice ทุกฉบับต้องมีการยืนยันตัวตนผู้จัดทำ เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูลภายหลัง โดยทั่วไปจะใช้ลายมือชื่อดิจิทัลหรือ Time Stamp จากผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรอง

ขั้นตอนนี้ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้เอกสาร ทำให้ทั้งลูกค้าและกรมสรรพากรมั่นใจว่าเอกสารดังกล่าวถูกต้องและสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา

การออกและส่ง e-Tax Invoice ให้ลูกค้า

เมื่อมีการขายสินค้าหรือให้บริการ ระบบจะสร้างเอกสาร e-Tax Invoice และ e-Receipt ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล โดยลูกค้ามักจะได้รับไฟล์สำหรับอ่านและไฟล์สำหรับใช้ในระบบบัญชี ลูกค้าสามารถนำไปใช้เป็นภาษีซื้อได้ทันทีโดยไม่ต้องรอเอกสารกระดาษ

การส่งเอกสารอาจทำผ่านอีเมล ระบบลูกค้าออนไลน์ หรือแพลตฟอร์มที่ตกลงกันไว้ ช่วยให้การทำงานรวดเร็วและลดข้อผิดพลาดในการจัดส่ง

การจัดเก็บเอกสารและการตรวจสอบย้อนหลัง

แม้จะเป็นเอกสารดิจิทัล ผู้ประกอบการยังคงมีหน้าที่ต้องจัดเก็บเอกสารตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด การจัดเก็บอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การตรวจสอบย้อนหลังทำได้ง่าย และลดความเสี่ยงด้านภาษีในอนาคต

 

 

สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ที่

สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการโฟกัสกับการขาย การตลาด หรือการขยายกิจการ การมีผู้ช่วยดูแลเรื่องเอกสารภาษีถือเป็นทางเลือกที่ช่วยประหยัดเวลาและลดความกังวล Fahthong Accounting ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยหลังบ้าน ดูแลตั้งแต่การวางระบบ ออกเอกสาร ไปจนถึงการจัดทำงบการเงิน

อ่านบทความความรู้ด้านบัญชีและภาษีเพิ่มเติมได้ที่หน้า
บทความ
เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจและวางแผนธุรกิจได้อย่างมั่นใจ